合同会社As Oneお問い合わせ

内製化とコスト

支援マニュアルに何を書くか——属人化させない作り方

監修: 神谷篤(代表社員)

支援マニュアルに何を書くか——属人化させない作り方

「支援のことは、全部あの人に聞けば分かります」——外国人材を受け入れている会社で、よく伺う言葉です。担当者が経験を積み、面談も届出も住居の手配も一人で回せるようになっている。それ自体は、支援がうまく回ってきた証拠です。

ただ、この状態には一つだけ弱点があります。その担当者が異動や退職でいなくなった瞬間、支援の回し方が社内のどこにも残っていないことです。面談はいつ、どの様式で記録していたのか。届出は何を、どこに出していたのか。後任は、制度をゼロから調べ直すことになります。

この記事では、そうならないための支援マニュアルに何を書くかを整理します。先にお伝えすると、分厚い規程集は要りません。実際の1件分を書けば、骨格はできます。

マニュアルの背骨は「義務的支援10項目」でもうできている

何を書くか、目次から考える必要はありません。特定技能1号の受け入れ企業が行う支援は、出入国在留管理庁が義務的支援として10項目を定めており、この10項目がそのまま目次になるからです。10項目の中身は特定技能で人を受け入れるとき、企業が最初にやることで整理しています。

しかも、たたき台はすでに社内にあります。特定技能1号の受け入れでは、1号特定技能外国人支援計画を作成し、入管への申請時に提出することとされています(出入国在留管理庁)。あの支援計画書に書いた項目を、自社の実際の動きで肉づけしたものがマニュアルだと考えると、ゼロから書く話ではないことが分かります。

書くのは制度の解説ではありません。**各項目の「自社では誰が・いつまでに・どの様式で・どこに連絡してやるか」**です。同じ項目でも、書く分量は大きく違います。

項目の性質 例 書き方
入国前後に集中する 事前ガイダンス、送迎、住居確保 時系列の手順書として。予約先・持ち物・かかった日数まで
継続的に発生する 定期面談、相談対応、日本語学習 頻度と様式を決めて。面談は3か月に1回以上と定められています
発生したら動く 公的手続への同行、転職支援 発生の条件と、最初の連絡先だけ書く

たとえば「住居確保」なら、付き合いのある不動産会社の担当者名、保証人をどうしたか、契約に同行した際に必要だった書類。「定期面談」なら、使っている記録様式の保存場所と、通訳が必要なときに誰へ頼むか。後任が読んで、明日から同じ動きができる粒度が目安です。

手順だけでは足りない——「判断の逃がし先」を書く

10項目の手順を書いても、マニュアルにできないことが一つ残ります。判断です。

本人から「家族を呼びたい」と相談された。転職の相談を受けた。在留資格の更新が近いが、勤務状況に変化があった——こうした場面の答えは、ケースごとに違います。ここを無理にマニュアル化して「こう答える」と書いてしまうと、かえって危うい。

書くべきなのは答えではなく、逃がし先です。

  • 在留資格・申請にかかわる判断 → どの専門家・機関に相談するか(連絡先と過去に相談した案件のメモ)
  • 労務にかかわる判断 → 社労士・所管の窓口
  • 本人の生活・健康の急な相談 → 社内の誰にエスカレーションするか

あわせて、過去に判断に迷った場面の記録を短く残しておくと効きます。「こういう相談があり、ここへつないで、こう決着した」という3行のメモが数件あるだけで、後任は「この種の話は自分で答えなくてよい」と判断できるようになります。

属人化した体制で本当に失われるのは、手順よりもこの「困ったときに誰へつなぐか」の人脈です。連絡先を1枚にしておくだけで、後任の立ち上がりは大きく変わります。

年間カレンダーで「忘れると止まるもの」を可視化する

3つ目の部品が年間カレンダーです。支援業務には、期日を過ぎると手続きが止まる定期イベントがあります。担当者の頭の中にあるうちは回りますが、引き継ぎで最初に落ちるのもここです。

頻度 やること
年1回 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出(出入国在留管理庁への定期届出。対象期間は毎年4月1日から翌年3月31日まで)
3か月に1回以上 本人および監督者との定期面談・記録の作成
人ごとの期日 在留期間の満了日と、更新申請の準備開始時期
分野ごとの期日 分野別協議会の証明書など、有効期限のある書類の更新
随時 雇用契約の変更等があった場合の届出

カレンダーがあると、担当者が不在の月でも「今月は何が締切か」が誰にでも見えます。このうち在留期限と協議会関係は人と分野で日付が違うので、マニュアル本体ではなく、別紙の一覧表(受け入れている人の名前・期限・次のアクション)にして、更新日を書き込む形が実用的です。

書き方のコツ:1件をなぞる、完璧を目指さない

構成が決まったら、書き方は2つだけ意識すれば十分です。

1つ目は、実際の1件をなぞって書くこと。「一般的にはこうする」を書こうとすると手が止まります。直近で受け入れた1人について、事前ガイダンスから現在の面談まで、実際にやったことを時系列で書き出す。それを10項目に振り分ければ、初版はできあがります。実例で書くので、様式名も連絡先も具体的になります。

**2つ目は、完璧を目指さず更新前提にすること。**制度は改正されますし、自社のやり方も変わります。初版は7割で出し、面談のたび・届出のたびに気づきを追記していく。「最終更新日」を表紙に書く欄を作っておくと、更新する文化が根づきやすくなります。

もう1つだけ、置き場所を決めておいてください。担当者の個人フォルダやローカルのPCに置くと、マニュアル自体が属人化するという本末転倒が起きます。共有フォルダに置き、様式や一覧表も同じ場所にまとめる。「あの人のPCの中」から「会社の共有の棚」へ移すことが、この取り組みの本質だからです。

マニュアルづくりは、実は費用の見直しと地続きです。手順を書き出すと、外部へ委託している支援と自社でやっている支援の境目がはっきり見えるからです。委託費の棚卸しの手順は外国人材の支援費用、外注と内製でいくら違うのかに書きました。

まとめ:1件分の記録が、会社の資産になる

  • マニュアルの目次は義務的支援10項目。書くのは制度解説ではなく自社の手順・期限・様式・連絡先
  • 判断が要る場面は答えではなく逃がし先を書く
  • 年1回の定期届出・3か月ごとの面談・在留期限は年間カレンダーに落とす
  • 直近の1件をなぞって初版を作り、更新しながら育てる

属人化は、担当者がさぼった結果ではなく、頑張って回してきた結果です。だからこそ、その頭の中身を1冊に写し取れば、そのまま会社の資産になります。最初の一手は、直近の1件について「やったことリスト」を時系列で書き出すこと。1〜2時間で、マニュアルの骨格が手に入ります。

そこから先——どの項目を自社で持ち、どこを委託に残すか、研修をどう組むか——は、受け入れ人数や社内体制で答えが変わります。そもそも自社が内製に向く段階かどうかを先に見立てたい場合は、内製化に向く会社、向かない会社の見分け方もあわせてお読みください。私たちは内製化コンサルティングで、マニュアル整備と社内研修までご一緒しています。御社の1件分を題材に、一緒に骨格を作るところからで構いません。

なお、本記事の内容は公表されている情報にもとづく目安です。制度の要件は改正されることがありますので、最新の要件は出入国在留管理庁の公表内容をご確認ください。

出典

お問い合わせ →

まずは、お話を聞かせてください。

現状を伺ったうえで、必要な選択肢だけをお伝えします。

お問い合わせ →